3 Umowa powierzenia danych

W odniesieniu do danych klientów i pracowników serwisu firma wskazana w zamówieniu jest administratorem danych, a SystemService przetwarza je na jej udokumentowane polecenie. Powierzenie obejmuje czas świadczenia usługi oraz uzgodnionego zwrotu lub usunięcia danych. Cel to obsługa kont firmowych, zleceń, komunikacji, przyjęć i wydań, magazynu oraz powiązanych funkcji wybranego planu. Obejmuje przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, przesyłanie, eksport i usuwanie danych.

Kategorie danych obejmują identyfikację i kontakt, dane pracowników i uprawnień, opis oraz identyfikatory urządzeń, historię zleceń, komunikację, załączniki i zdarzenia szafy powiązane z osobą. Osoby to klienci serwisu, jego pracownicy, przedstawiciele i inne osoby ujęte zgodnie z prawem w zleceniu. Usługa nie jest przeznaczona do systematycznego przechowywania szczególnych kategorii danych ani pełnej zawartości oddanych urządzeń. Serwis ogranicza wpisy do danych potrzebnych w obsłudze.

SystemService przetwarza powierzone dane wyłącznie według udokumentowanych instrukcji, w tym dotyczących transferów zagranicznych, chyba że prawo nakazuje inaczej; wówczas uprzednio informuje administratora, o ile prawo tego nie zabrania. Zapewnia poufność upoważnionych osób i środki odpowiednie do ryzyka. Informuje, jeśli instrukcja narusza przepisy ochrony danych. Nie używa powierzonych danych do własnej reklamy ani trenowania własnych modeli AI.

Administrator udziela ogólnej pisemnej zgody na dalsze powierzenie podmiotom ujętym w wykazie przekazanym mu przed zawarciem umowy. Wykaz stanowi część umowy i określa tożsamość oraz dane kontaktowe podmiotów, usługi, kategorie danych, kraje przetwarzania i podstawy ewentualnych transferów poza EOG. SystemService aktualizuje wykaz i zawiadamia o dodaniu lub zmianie podwykonawcy z wyprzedzeniem umożliwiającym uzasadniony sprzeciw przed rozpoczęciem przetwarzania przez ten podmiot. Nakłada równoważne obowiązki ochrony danych i odpowiada wobec administratora za ich wykonanie.

SystemService pomaga administratorowi realizować prawa osób oraz obowiązki dotyczące bezpieczeństwa, naruszeń, oceny skutków i konsultacji z organem, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania i dostępnych informacji. Naruszenie danych zgłasza administratorowi bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu, z dostępnymi informacjami o zdarzeniu, skutkach i działaniach; brak pełnych danych nie opóźnia pierwszego zgłoszenia. Kolejne ustalenia przekazuje na bieżąco.

Środki bezpieczeństwa określa część 6, stanowiąca część tej umowy. SystemService udostępnia administratorowi dodatkowe informacje potrzebne do wykazania zgodności i oceny zabezpieczeń, z zachowaniem poufności. Umożliwia audyty, w tym inspekcje administratora lub upoważnionego audytora, z ochroną danych innych klientów. Po zakończeniu usług przetwarzania, według wyboru administratora, zwraca lub usuwa dane i kopie, chyba że prawo wymaga przechowania. Umowa powierzenia ma pierwszeństwo w sprawach przetwarzania danych.

Uzgodniona usługa podglądu i otrzymania danych po zakończeniu płatnej subskrypcji trwa przez okres określony w części 1. Przyjmując te warunki, administrator poleca SystemService przechować w tym celu powierzone dane. Może wcześniej polecić ich zwrot lub usunięcie przez profil albo kontakt z SystemService. Dwunastomiesięczny okres jest ustaleniem umownym, nie ustawowym obowiązkiem przechowywania ani zgodą na marketing.

Tryb eksportu, zakres, termin przygotowania i czas pobrania określa część 1. Prośba o eksport nie zastępuje instrukcji usunięcia. Prawa osób fizycznych i polecenia administratora są rozpatrywane odrębnie; blokada technicznego usunięcia całej firmy nie stanowi automatycznej podstawy do zatrzymania każdego powierzonego rekordu. Niezbędny dalszy zakres i przyczynę przechowania trzeba ustalić indywidualnie.