4 Polityka prywatności

SystemService, pod adresem i numerami wskazanymi na początku pakietu, jest administratorem danych potrzebnych do prowadzenia własnej działalności: kont, sprzedaży, rozliczeń, kontaktu, bezpieczeństwa i analityki strony. Kontakt w sprawach danych: info@systemservice.nl. W odniesieniu do zleceń i klientów konkretnego serwisu administratorem jest ten serwis; SystemService działa jako jego podmiot przetwarzający według części 3. Ta polityka nie zastępuje informacji, które serwis przekazuje swoim klientom.

Przetwarzamy dane podane w formularzach i profilu, dane przekazane przez upoważnionego administratora firmy, informacje o płatnościach otrzymane od Stripe oraz zdarzenia techniczne związane z korzystaniem z systemu. Obejmują dane identyfikacyjne, firmowe i kontaktowe, korespondencję, identyfikatory transakcji, adresy IP i informacje niezbędne do ochrony kont. Dane karty używane do płatności obsługuje Stripe; nie należy wpisywać ich do zwykłych wiadomości ani zgłoszeń.

Podstawą obsługi umowy z osobą prowadzącą działalność jest jej wykonanie lub działania przed zawarciem. Dane przedstawicieli i pracowników obsługujemy na podstawie uzasadnionego interesu w komunikacji i realizacji umowy z firmą. Rozliczenia i wymagane ewidencje opierają się na obowiązku prawnym. Bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń opierają się na uzasadnionym interesie, z uwzględnieniem praw osoby. Działania wymagające zgody, w tym odpowiednie cookies, są odrębne od akceptacji regulaminu.

Korzystamy z Hostinger do hostingu platformy, LH.pl Sp. z o.o. do poczty i przechowywania kopii zapasowych oraz Stripe do płatności i rozliczeń. Infrastruktura platformy znajduje się w Niemczech, usługi LH.pl są realizowane w Polsce, a funkcję AI obsługuje SystemService w Niderlandach. Dostawcy otrzymują wyłącznie dane potrzebne do danej usługi. Dostęp mogą mieć także upoważnione osoby obsługujące SystemService, doradcy oraz organy, gdy jest to potrzebne i zgodne z prawem.

Jeśli użytkownik włączy powiadomienia w aplikacji mobilnej, do ich dostarczenia korzystamy z Expo oraz usług powiadomień Apple (iOS) lub Google (Android). Przekazywane są identyfikator odbioru powiadomień na urządzeniu, tytuł, fragment wiadomości i odnośnik do właściwego miejsca w aplikacji. Powiadomienia można wyłączyć w ustawieniach urządzenia.

Stripe Payments Europe, Limited obsługuje płatności i rozliczenia jako podmiot przetwarzający lub odrębny administrator, zależnie od celu. Dane są przekazywane także poza EOG, w tym do Stripe, LLC w USA. Dodatek Stripe dotyczący transferów przewiduje stosowanie EU–US Data Privacy Framework w jego właściwym zakresie, a w pozostałych przypadkach odpowiednich standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej. Informacje o rolach i kopie zabezpieczeń: https://stripe.com/nl/privacy, https://stripe.com/nl/legal/dpa oraz https://stripe.com/nl/legal/dta. Można również zwrócić się do SystemService o informacje dotyczące właściwego transferu.

Za zgodą użytkownika korzystamy z Google Analytics 4 (GA4), dostarczanego przez Google Ireland Limited i uruchamianego przez Google Tag Manager, aby analizować ruch na publicznej stronie i poprawiać jej działanie. Przetwarzane są identyfikatory cookies, informacje o odwiedzanych stronach, interakcjach, źródle wizyty, urządzeniu i przeglądarce oraz przybliżonej lokalizacji. Informacje Google o wykorzystaniu danych: https://policies.google.com/technologies/partner-sites.

Dane są przekazywane Google i mogą być przetwarzane poza EOG, w tym przez Google LLC w USA. Google stosuje EU–US Data Privacy Framework w jego właściwym zakresie oraz standardowe klauzule umowne dla pozostałych transferów, gdy są wymagane. Informacje i kopie zabezpieczeń: https://policies.google.com/privacy/frameworks oraz https://business.safety.google/adsprocessorterms/.

W GA4 ustawiono przechowywanie danych zdarzeń przez 2 miesiące, a danych użytkownika przez 14 miesięcy. Okres dla danych użytkownika odnawia się przy jego nowej aktywności. Terminy te dotyczą danych objętych ustawieniami retencji GA4 i nie obejmują większości standardowych raportów zbiorczych.

Dane operacyjne konta i klientów serwisu podlegają okresom i zasadom z części 1 oraz instrukcjom z części 3. Usunięcie konta zamyka dostęp użytkowników i obejmuje dane klientów, zgłoszenia, urządzenia, wiadomości, magazyn, cennik usług oraz powiązaną historię i załączniki. Zachowanie niezbędnej dokumentacji rozliczeniowej i prawnej nie oznacza dalszego działania konta.

Oddzielnie zachowujemy niezbędne dane firmy, faktury, dokumentację zakupów, umów i upoważnień płatniczych oraz dowody potrzebne do obowiązków prawnych lub uzasadnionych roszczeń. Dla podstawowej dokumentacji księgowej obowiązuje zasadniczo 7 lat, liczonych według właściwych zasad podatkowych, a nie automatycznie od usunięcia konta; szczególne obowiązki mogą wymagać dłuższego okresu. Dane wszystkich zleceń serwisu nie stają się z tego powodu dokumentacją księgową SystemService.

Dostęp do zachowanej dokumentacji jest ograniczony do uprawnionych osób i celu przechowania. Nie wykorzystujemy jej do marketingu ani przywrócenia usuniętego konta. Kopie zapasowe tworzone w stałym cyklu przechowujemy zasadniczo przez 30 dni. Awaria procesu tworzenia kopii może wydłużyć ten okres; dalsze przechowanie ograniczamy do czasu niezbędnego do zapewnienia możliwości odzyskania danych. Dodatkowe kopie związane z konkretnymi pracami przechowujemy tylko przez czas potrzebny do zakończenia i sprawdzenia tych prac. Dane usunięte z bieżącego systemu znikają z kopii w ramach ich cyklu usuwania. Polecenia administratora i ustawowe prawa osób są rozpatrywane zgodnie z częścią 3. Odrębne logi bezpieczeństwa i pozostała korespondencja podlegają osobnym okresom wynikającym z ich celu i obowiązków prawnych.

Zapytania przesłane przez formularz strony i związana z nimi korespondencja są usuwane ze skrzynki pocztowej natychmiast po zakończeniu sprawy.

W granicach przewidzianych prawem można żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych oraz wnieść sprzeciw. Zgodę można wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; prawo przewiduje uzasadnione przedłużenie z informacją dla osoby. Można złożyć skargę do Autoriteit Persoonsgegevens lub właściwego organu ochrony danych. Pytania o dane zlecenia należy najpierw kierować do serwisu będącego administratorem.

Dane wymagane do zamówienia są potrzebne do zawarcia i wykonania umowy oraz rozliczeń; bez nich zakup może nie być możliwy. Dane opcjonalne są oznaczane oddzielnie. System na podstawie potwierdzonego stanu płatności ogranicza dostęp i oblicza termin usunięcia zgodnie z częścią 1. W razie błędu można zwrócić się do SystemService o sprawdzenie danych i decyzji. Wnioski dotyczące praw do danych nie wymagają zakupu ani podawania danych karty.

Asystent w panelu korzysta ze sztucznej inteligencji. Historia obejmuje ostatnich 30 wiadomości i jest zapisywana w przeglądarce osobno dla użytkownika na danym urządzeniu, do wybrania „Wyczyść czat” lub usunięcia danych przeglądarki. Nie ma automatycznego terminu usunięcia tej historii.

SystemService przetwarza pytanie i kontekst potrzebny do przygotowania odpowiedzi AI, w tym informacje wpisane przez użytkownika. Podstawą jest uzasadniony interes zapewnienia pomocy, a w zakresie danych powierzonych — instrukcje administratora zgodnie z częścią 3. Odpowiedź AI może być błędna i wymaga sprawdzenia przed wykorzystaniem.

Na publicznych stronach SystemService, po zgodzie na marketing, korzystamy z piksela OpenAI Ads do pomiaru odwiedzin, wysłanych zapytań kontaktowych lub o demo oraz rozpoczęcia płatności. Te zdarzenia są przekazywane OpenAI w celu powiązania ich z kampanią. Rozpoczęcie płatności nie oznacza zakupu. Pomiar nie działa w panelu konta, SU ani na stronach logowania i aktywacji.

Piksel może korzystać z identyfikatora kliknięcia w reklamę (__oppref, do 30 dni) i identyfikatora przeglądarki (__obref, do roku). Zapis __oaiq_consent (do 30 dni) i oaiq_consent w pamięci przeglądarki przechowują wybór zgody. Przeglądarka może skrócić ważność cookies. Włączone automatyczne dopasowywanie może wykrywać dane kontaktowe wpisane do formularzy: adres e-mail, telefon, imię i nazwisko są normalizowane i przekształcane w skróty SHA-256 w przeglądarce przed przekazaniem OpenAI; dopasowanie może też obejmować kraj, miejscowość, region i kod pocztowy. Skróty służą dopasowaniu i nie oznaczają anonimowości danych.

Piksel uruchamia się dopiero po zgodzie marketingowej. Zgodę możesz wycofać w „Ustawieniach cookies”; zatrzymamy dalszy pomiar i usuniemy identyfikatory piksela z cookies tej witryny. Wybór zgody jest zapamiętywany w przeglądarce. Informacje dostawcy o pomiarze: https://developers.openai.com/ads/measurement-pixel oraz https://openai.com/policies/privacy-policy/. Ta informacja uzupełnia opis pomiaru na stronie; nie zmienia warunków zakupionej subskrypcji.