Polityka prywatności

SystemService udostępnia stronę internetową oraz platformę do zarządzania procesami serwisowymi, naprawami i operacjami technicznymi.

W sprawach dotyczących prywatności możesz skontaktować się z SystemService przez oficjalny kanał kontaktowy opublikowany na stronie internetowej.

Ta polityka ma zastosowanie, gdy odwiedzasz stronę SystemService, kontaktujesz się z nami, korzystasz z platformy, tworzysz lub zarządzasz kontem, wysyłasz zgłoszenie serwisowe, przesyłasz pliki albo komunikujesz się przez SystemService.

Dla klientów biznesowych korzystających z SystemService jako platformy SaaS mogą obowiązywać dodatkowe ustalenia, w tym umowa powierzenia przetwarzania danych, jeżeli jest wymagana.

Gdy SystemService przetwarza dane na potrzeby własnej strony internetowej, formularzy kontaktowych, administracji firmy, bezpieczeństwa, subskrypcji lub bezpośredniej komunikacji serwisowej, SystemService co do zasady działa jako administrator danych.

Gdy klient biznesowy używa SystemService do zarządzania własnymi klientami, urządzeniami, zgłoszeniami serwisowymi i wewnętrznym workflow, ten klient biznesowy co do zasady jest administratorem danych, a SystemService działa jako podmiot przetwarzający.

Dokładna rola może zależeć od kontekstu oraz od umowy zawartej pomiędzy SystemService a klientem biznesowym.

Dane konta i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, rola oraz informacje związane z logowaniem.

Dane firmy i rozliczeniowe, takie jak dane firmy, adres, numer VAT/BTW, numer KVK, status subskrypcji oraz referencje płatności.

Dane serwisowe i naprawcze, takie jak numery zgłoszeń, informacje o urządzeniu, numery seryjne, opisy usterek, aktualizacje statusu, diagnozy, raporty oraz historia komunikacji.

Przesłane pliki, takie jak zdjęcia, dokumenty, raporty lub inne pliki niezbędne do obsługi procesu serwisowego.

Dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce, dane sesji, logi bezpieczeństwa, logi audytowe, preferencje cookies oraz zapisy aktywności w platformie.

Przetwarzamy dane osobowe, aby udostępniać stronę i platformę, zarządzać kontami, obsługiwać zgłoszenia serwisowe, komunikować się z użytkownikami, zapewniać wsparcie, obsługiwać subskrypcje oraz utrzymywać bezpieczeństwo.

Możemy również przetwarzać dane w celu ulepszania platformy, wypełniania obowiązków prawnych, prowadzenia dokumentacji firmowej, ochrony naszych praw oraz zapobiegania nadużyciom.

Opcjonalne przetwarzanie analityczne lub marketingowe odbywa się wyłącznie wtedy, gdy została udzielona wymagana zgoda.

W zależności od sytuacji przetwarzamy dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy albo do podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Możemy przetwarzać dane w celu wypełnienia obowiązków prawnych, w tym obowiązków księgowych, podatkowych i administracyjnych.

Możemy przetwarzać dane na podstawie uzasadnionego interesu, takiego jak bezpieczeństwo, utrzymanie platformy, zapobieganie nadużyciom, wsparcie, jakość usług oraz ochrona przed roszczeniami.

Tam, gdzie wymagana jest zgoda, na przykład dla opcjonalnych cookies analitycznych lub marketingowych, przetwarzamy dane dopiero po jej udzieleniu, a zgodę można wycofać.

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez dostawców usług wspierających SystemService, takich jak dostawcy hostingu, poczty e-mail, płatności, infrastruktury technicznej oraz profesjonalni doradcy.

Dane płatnicze mogą być przetwarzane przez zewnętrznych operatorów płatności. SystemService nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych.

Udostępniamy dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do świadczenia usługi, wymagane przez prawo albo wynika z umowy z klientem biznesowym.

Nie przechowujemy danych osobowych dłużej, niż jest to potrzebne do celu, w którym zostały zebrane, chyba że dłuższy okres przechowywania jest wymagany przez prawo albo potrzebny do ochrony uzasadnionych interesów.

Okresy przechowywania mogą różnić się dla danych konta, dokumentacji serwisowej, przesłanych plików, danych rozliczeniowych, logów audytowych i logów technicznych.

W zależności od sytuacji możesz mieć prawo dostępu do danych, ich poprawienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania albo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Nie wpływa to na przetwarzanie dokonane przed wycofaniem zgody.

Możesz również mieć prawo do przenoszenia danych oraz prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego.

SystemService stosuje środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, niewłaściwym użyciem lub zmianą.

Środki te mogą obejmować kontrolę dostępu, uprawnienia oparte na rolach, bezpieczne uwierzytelnianie, logi audytowe, kopie zapasowe, szyfrowanie transmisji oraz monitoring operacyjny.

Możemy aktualizować tę Politykę prywatności, gdy zmieniają się nasze usługi, platforma, obowiązki prawne albo czynności przetwarzania danych.

Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie.