1 Regulamin platformy

SystemService świadczy usługi automatyzacji dla firm prowadzących serwisy. Klient zawiera umowę w ramach działalności gospodarczej, podaje prawidłowe dane firmy i działa przez upoważnioną osobę. SystemService dostarcza platformę, a nie usługę naprawy urządzeń klientów serwisu. Za przyjęcie zlecenia, diagnozę, naprawę i rozliczenie z klientem końcowym odpowiada serwis.

Przed płatnością klient wybiera usługę i okres rozliczeniowy, podaje dane firmy oraz może sprawdzić i poprawić zamówienie. Otrzymuje podsumowanie i dokumenty do przeczytania i zapisania w wybranym języku: polskim, niderlandzkim lub angielskim. Umowę zawiera przez akceptację warunków i złożenie płatnego zamówienia. SystemService potwierdza zamówienie e-mailem i zachowuje zaakceptowaną wersję dokumentów, dostępną również na prośbę klienta. Potwierdzenie obejmuje dane firmy, plan, okres, cenę i podatek. Dostęp do płatnej platformy rozpoczyna się po potwierdzeniu skutecznej płatności. Najem SystemDrop podlega dodatkowo części 2.

Konto i uprawnienia są przypisane do firmy. Klient chroni dane logowania, nadaje pracownikom odpowiednie uprawnienia i niezwłocznie zgłasza podejrzenie nieuprawnionego dostępu. Wniosek o zmianę danych rozliczeniowych lub firmy składa do SystemService; zmiana wymaga sprawdzenia. Konto próbne nie uruchamia płatności. Zakup z takiego konta wymaga przyjęcia warunków płatnej usługi; ten pakiet nie zmienia odrębnych zasad kont próbnych.

Wszystkie ceny są podawane w EUR, niezależnie od języka strony. Kwoty ofertowe są brutto. Podsumowanie przed zapłatą wskazuje kwotę końcową, podatek i ewentualne zastosowanie odwrotnego obciążenia zgodnie z danymi transakcji. Dla zawartej umowy obowiązuje utrwalone podsumowanie, nie późniejsza zmiana cennika.

Cennik bazowy na dzień tej wersji: Core 89 EUR miesięcznie albo 909 EUR rocznie; Pro 149 EUR miesięcznie albo 1519 EUR rocznie; Enterprise 249 EUR miesięcznie albo 2539 EUR rocznie. Roczna cena dotyczy całego roku płatnego z góry. Zakres funkcji wynika z oferty wybranego planu udostępnionej przed zakupem. Promocje, jeśli występują, mają warunki przedstawione przy zamówieniu.

Stripe obsługuje płatności cykliczne i udostępnia dokumenty rozliczeniowe. Z profilu klient przechodzi do portalu Stripe, gdzie może sprawdzić płatności i pobrać dostępne faktury. Platforma i każda szafa mają osobne cykle rozliczeniowe. Anulowanie odnowienia platformy nie zastępuje wypowiedzenia najmu szafy. Po anulowaniu odnowienia opłacony plan pozostaje dostępny do końca opłaconego okresu, z zastrzeżeniem ograniczeń bezpieczeństwa i obowiązujących przepisów.

Samo niewykorzystanie opłaconego okresu subskrypcji nie uprawnia do zwrotu opłaty. Zasada braku zwrotów nie ogranicza uprawnień klienta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Przy rozliczeniu miesięcznym wyższy plan działa od razu po potwierdzeniu zmiany, bez dopłaty za pozostałą część bieżącego miesiąca rozliczeniowego. Wyższa cena jest pobierana od następnego okresu. Klient może następnie obniżyć plan dopiero po skutecznym opłaceniu co najmniej jednego odnowienia według wyższej ceny. Obniżenie wchodzi w życie na koniec już opłaconego okresu.

Przy rozliczeniu rocznym podwyższenie planu wymaga dopłaty różnicy za pozostałą część opłaconego roku. Wyższy plan uruchamia się po skutecznej dopłacie; data odnowienia nie zmienia się. Kwota dopłaty jest przedstawiana przed akceptacją. Obniżenie planu rocznego następuje dopiero na koniec opłaconego roku. Opłacenie rocznej dopłaty spełnia warunek rozliczenia podwyższenia; nie wymaga kolejnego pełnego roku wyższego planu.

Po niezapłaconym odnowieniu płatnego konta klient ma 7 dni na uregulowanie zaległości. Termin biegnie od wymagalności najstarszej niezapłaconej opłaty za daną usługę; ponowienie płatności go nie rozpoczyna od nowa. SystemService informuje o zaległości. Po tym terminie brak płatności za platformę ogranicza SystemWeb i SystemApp do podglądu oraz blokuje nowe przyjęcia we wszystkich powiązanych szafach. Brak płatności wyłącznie za jedną szafę ogranicza tę szafę, a nie pozostałe opłacone usługi.

Pozostaje możliwość uregulowania płatności, kontaktu z obsługą oraz bezpiecznego odzyskania urządzeń znajdujących się w szafach. Po opłaceniu zaległości dostęp jest przywracany w zakresie nadal obowiązujących umów. Sama zaległość ani ograniczenie dostępu nie rozpoczynają rocznego okresu usuwania konta i nie stanowią wypowiedzenia umowy.

Po rzeczywistym zakończeniu płatnej subskrypcji platformy konto firmy przechodzi w tryb podglądu bez tworzenia i edycji danych. Konto i dane operacyjne są przechowywane przez 12 miesięcy kalendarzowych od daty zakończenia subskrypcji, a nie od kliknięcia anulowania odnowienia ani ostatniego logowania. W tym czasie można poprosić o dane i ponownie zakupić subskrypcję. Skuteczny ponowny zakup przed usunięciem zachowuje konto i zatrzymuje odliczanie oraz oczekujące zlecenie usunięcia. Nie powoduje automatycznego odnowienia zakończonego najmu szafy.

SystemService wysyła administratorom firmy ostrzeżenia 30 i 7 dni przed automatycznym usunięciem. Opóźnienie lub niepowodzenie wysyłki przesuwa usunięcie tak, aby zachować te terminy. Klient powinien utrzymywać aktualny adres e-mail. Roczny okres nie dotyczy kont próbnych: zachowują one własny termin zakończenia i automatycznego usunięcia, komunikowany dla danego konta.

Administrator firmy może wcześniej zlecić usunięcie konta przez profil po potwierdzeniu swojej tożsamości. Zlecenie obejmuje całą firmę, jej użytkowników i dane operacyjne. Można je wycofać do chwili wykonania. Po usunięciu ponowny zakup nie przywraca danych. Dokumentację zachowywaną osobno opisano w części 4.

Usunięcie w systemie jest wstrzymywane, jeśli pozostają aktywne subskrypcje, rozpoczęty zakup wymagający wyjaśnienia, nierozliczona szafa lub jej zwrot, urządzenia w skrytkach albo trwające przygotowanie lub udostępnienie eksportu. Obsługa wyjaśnia przeszkodę przed wykonaniem operacji. Przycisk usunięcia nie anuluje subskrypcji ani najmu i nie umarza należności. Te zabezpieczenia nie ograniczają ustawowych praw do danych; wniosek dotyczący takich praw można skierować na info@systemservice.nl i podlega on osobnej ocenie.

Administrator firmy może poprosić o dane w profilu, również w trybie podglądu. Eksport obejmuje dane klientów serwisu, zgłoszenia, urządzenia, powiązaną historię i załączniki należące do tej firmy. Nie obejmuje oprogramowania SystemService, haseł i kluczy dostępu ani danych innych firm. Wyłączenie wewnętrznych informacji SystemService służy ochronie jego tajemnic przedsiębiorstwa i praw własności intelektualnej; nie może ograniczać ustawowego zakresu danych podlegających przeniesieniu. Faktury są dostępne oddzielnie przez portal Stripe.

SystemService udostępnia eksport w ciągu 7 dni roboczych, rozumianych jako poniedziałek–piątek. Dane są przekazywane w paczce ZIP z plikami CSV lub JSON, opisem zawartości i załącznikami. Jeśli wielkość lub charakter danych wymaga innego bezpiecznego sposobu dostarczenia, uzgadniamy go z klientem; nie pomijamy danych tylko z powodu limitu pojedynczej paczki.

O gotowości eksportu informujemy e-mailem. Dane są udostępniane uprawnionemu administratorowi firmy po uwierzytelnieniu. Zwykła paczka eksportu jest dostępna przez 14 dni od udostępnienia, po czym jest usuwana. Klient zapisuje otrzymane dane u siebie; w razie problemu może skontaktować się z obsługą. Przygotowanie i dostępność eksportu wstrzymują usunięcie konta, ale nie przywracają funkcji operacyjnych. Wygaśnięcie paczki nie ogranicza praw do danych ani odrębnych zasad zmiany dostawcy opisanych poniżej.

Klient może zgłosić na info@systemservice.nl zmianę dostawcy, przeniesienie danych do własnego systemu albo zakończenie usługi połączone z usunięciem danych. Wskazuje wybraną usługę i sposób zakończenia, a przy zmianie dostawcy — dane potrzebne do współpracy z nowym dostawcą. Okres wypowiedzenia poprzedzający przeniesienie nie przekracza dwóch miesięcy.

Przeniesienie obejmuje dane klientów serwisu, zgłoszenia, urządzenia, powiązaną historię i załączniki, a także podlegające eksportowi dane wejściowe i wynikowe, metadane oraz aktywa cyfrowe wytworzone przez klienta w usłudze. Wyłączone są oprogramowanie SystemService, dane innych klientów oraz poufne dane wewnętrzne dotyczące bezpieczeństwa lub objęte tajemnicą przedsiębiorstwa SystemService albo osób trzecich. Wyłączenia nie mogą utrudniać ani opóźniać przeniesienia.

Przeniesienie następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie przejściowym nieprzekraczającym 30 dni kalendarzowych po okresie wypowiedzenia. SystemService udziela uzasadnionej pomocy klientowi i upoważnionym przez niego osobom, wspiera przygotowanie przeniesienia i przekazuje potrzebne informacje, w tym znane ograniczenia i zagrożenia dla ciągłości. W okresie przejściowym kontynuuje świadczenie objętych umową usług z należytą starannością i zachowuje ochronę danych.

Jeżeli dotrzymanie tego okresu jest technicznie niewykonalne, SystemService w ciągu 14 dni roboczych od zgłoszenia przedstawia uzasadnienie oraz okres zastępczy, nie dłuższy niż siedem miesięcy. Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy odpowiednio do swoich potrzeb.

Umowa dotycząca przenoszonej usługi kończy się po skutecznym zakończeniu przeniesienia. Przy wyborze zakończenia usługi i usunięcia danych bez przeniesienia kończy się z upływem okresu wypowiedzenia. SystemService potwierdza zakończenie umowy. Po okresie przejściowym dane pozostają dostępne do odzyskania przez co najmniej 30 dni kalendarzowych. Po skutecznym przeniesieniu i upływie tego terminu, albo późniejszego terminu uzgodnionego z klientem, dane objęte przeniesieniem są usuwane. Czternastodniowa ważność zwykłej paczki eksportowej nie skraca tego prawa.

Nie pobieramy dodatkowej opłaty za przeniesienie danych. Odrębne zasady najmu SystemDrop pozostają bez zmian.

Klient zachowuje prawa do swoich danych i odpowiada za legalność ich wprowadzania oraz poleceń przetwarzania. SystemService zachowuje prawa do oprogramowania i udziela dostępu w zakresie wybranego planu. Zabronione jest obchodzenie zabezpieczeń, uzyskiwanie dostępu do danych innych firm i używanie systemu niezgodnie z prawem. Wyniki funkcji AI wymagają sprawdzenia przez człowieka przed wykorzystaniem w diagnozie, wycenie lub kontakcie z klientem; nie zastępują decyzji serwisu.

Nie wolno przechowywać ani przesyłać treści niezgodnych z prawem lub naruszających prawa innych osób. Takie treści można zgłosić na info@systemservice.nl, wskazując ich lokalizację, powód zgłoszenia oraz dane do kontaktu. Zgłaszający potwierdza, że według jego najlepszej wiedzy informacje są prawidłowe i kompletne. SystemService potwierdza otrzymanie zgłoszenia i rozpatruje je indywidualnie. Może proporcjonalnie ograniczyć dostęp do treści, usunąć je lub, gdy to konieczne, ograniczyć konto. Informuje zainteresowanego klienta o przyczynie, zakresie i dostępnych sposobach zakwestionowania decyzji, o ile prawo nie zabrania przekazania informacji. Klient może zwrócić się o ponowne sprawdzenie na podany adres e-mail; zachowuje ustawowe środki ochrony.

Kontakt jest możliwy całodobowo przez e-mail i kanały kontaktowe SystemService. Możliwość zgłoszenia o każdej porze nie jest gwarancją natychmiastowej odpowiedzi ani nieprzerwanej dostępności usługi. SystemService działa z należytą starannością i usuwa usterki możliwie szybko. Zgłoszenia i reklamacje należy kierować na info@systemservice.nl, opisując problem i wskazując konto lub zamówienie.

Zmiany warunków dotyczące trwającej umowy są przekazywane e-mailem co najmniej 30 dni przed planowanym wejściem w życie, z opisem skutków i dostępnych uprawnień klienta. Samo opublikowanie nowego cennika nie zmienia ustalonej ceny na czas określony. Zmiana nie narusza już nabytych praw. Umowa podlega prawu niderlandzkiemu z zachowaniem bezwzględnie obowiązujących przepisów. Pakiet nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można zgodnie z prawem wyłączyć, ani ustawowych środków ochrony klienta.