3 Verwerkersovereenkomst

Voor gegevens van klanten en medewerkers van het reparatiebedrijf is het bestellende bedrijf verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt SystemService op gedocumenteerde instructie. De verwerking duurt gedurende de dienstverlening en afgesproken teruggave of verwijdering. Het doel is beheer van bedrijfsaccounts, opdrachten, communicatie, innames en afgiftes, voorraad en bijbehorende abonnementsfuncties. Handelingen omvatten opslaan, ordenen, tonen, verzenden, exporteren en verwijderen.

Gegevenscategorieën zijn identificatie en contact, personeels- en toegangsgegevens, apparaatbeschrijvingen en identificatoren, opdrachthistorie, communicatie, bijlagen en persoonsgebonden kastgebeurtenissen. Betrokkenen zijn reparatieklanten, medewerkers, vertegenwoordigers en andere rechtmatig in opdrachten opgenomen personen. De dienst is niet bedoeld voor systematische opslag van bijzondere persoonsgegevens of volledige inhoud van ingeleverde apparaten. Het reparatiebedrijf beperkt invoer tot noodzakelijke gegevens.

SystemService verwerkt toevertrouwde gegevens alleen volgens gedocumenteerde instructies, ook voor internationale doorgifte, tenzij de wet anders verplicht; dan informeert zij vooraf, tenzij dat wettelijk verboden is. Bevoegde personen zijn tot geheimhouding gehouden en passende risicogerichte maatregelen worden toegepast. SystemService meldt instructies die gegevensbeschermingsrecht schenden. Toevertrouwde gegevens worden niet gebruikt voor eigen reclame of training van eigen AI-modellen.

De verwerkingsverantwoordelijke verleent algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van subverwerkers die zijn opgenomen in de lijst die vóór het sluiten van de overeenkomst aan hem is verstrekt. De lijst maakt deel uit van de overeenkomst en vermeldt de identiteit en contactgegevens van de partijen, de diensten, de categorieën gegevens, de landen waar verwerking plaatsvindt en de grondslagen voor eventuele doorgiften buiten de EER. SystemService houdt de lijst actueel en informeert vooraf over het toevoegen of vervangen van een subverwerker, met voldoende tijd om gemotiveerd bezwaar te maken voordat die partij met de verwerking begint. SystemService legt gelijkwaardige verplichtingen inzake gegevensbescherming op en blijft tegenover de verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de nakoming daarvan.

SystemService helpt bij rechten van betrokkenen en verplichtingen rond beveiliging, datalekken, effectbeoordelingen en overleg met de toezichthouder, rekening houdend met verwerking en beschikbare informatie. Een datalek wordt na vaststelling zonder onredelijke vertraging gemeld, met beschikbare informatie over gebeurtenis, gevolgen en maatregelen. Onvolledigheid vertraagt de eerste melding niet; nadere bevindingen volgen tussentijds.

De beveiligingsmaatregelen zijn vastgelegd in deel 6, dat deel uitmaakt van deze overeenkomst. SystemService verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke aanvullende informatie die nodig is om naleving aan te tonen en de beveiligingsmaatregelen te beoordelen, met inachtneming van vertrouwelijkheid. SystemService maakt audits mogelijk, waaronder inspecties door de verwerkingsverantwoordelijke of een gemachtigde auditor, met bescherming van de gegevens van andere klanten. Na beëindiging van de verwerkingsdiensten worden de gegevens en kopieën naar keuze van de verwerkingsverantwoordelijke teruggegeven of verwijderd, tenzij bewaring wettelijk verplicht is. De verwerkersovereenkomst heeft voorrang in zaken die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens.

De overeengekomen dienst voor inzage en het ontvangen van gegevens na het betaalde abonnement loopt door gedurende de termijn uit deel 1. Door deze voorwaarden te aanvaarden instrueert de verantwoordelijke SystemService de toevertrouwde gegevens voor dat doel te bewaren. Eerdere teruggave of verwijdering kan via het profiel of contact met SystemService worden opgedragen. De termijn van twaalf maanden is een contractuele afspraak, geen wettelijke bewaarplicht of marketingtoestemming.

Deel 1 bepaalt exportwijze, omvang, voorbereidingstermijn en downloadperiode. Een exportverzoek vervangt geen verwijderingsinstructie. Rechten van betrokkenen en instructies van de verantwoordelijke worden afzonderlijk beoordeeld; een technische blokkade op verwijdering van het hele bedrijf rechtvaardigt niet automatisch het bewaren van ieder toevertrouwd gegeven. De noodzakelijke verdere omvang en reden van bewaring worden individueel vastgesteld.