1 Platformvoorwaarden

SystemService biedt automatiseringsdiensten aan bedrijven die een reparatiebedrijf exploiteren. De klant sluit de overeenkomst zakelijk, verstrekt juiste bedrijfsgegevens en handelt via een bevoegde persoon. SystemService levert het platform, niet de reparatie van apparaten van eindklanten. Het reparatiebedrijf is verantwoordelijk voor de opdracht, diagnose, reparatie en afrekening met de eindklant.

Vóór de betaling kiest de klant de dienst en de factureringsperiode, verstrekt hij de bedrijfsgegevens en kan hij de bestelling controleren en corrigeren. Hij ontvangt een overzicht en de documenten om te lezen en op te slaan in de gekozen taal: Pools, Nederlands of Engels. De overeenkomst komt tot stand door de voorwaarden te accepteren en een bestelling met betalingsverplichting te plaatsen. SystemService bevestigt de bestelling per e-mail en bewaart de geaccepteerde versie van de documenten, die ook op verzoek van de klant beschikbaar is. De bevestiging vermeldt de bedrijfsgegevens, het abonnement, de periode, de prijs en de belasting. Toegang tot het betaalde platform begint na bevestiging van een geslaagde betaling. Voor de huur van SystemDrop geldt daarnaast deel 2.

Het account en de rechten zijn aan het bedrijf gekoppeld. De klant beschermt inloggegevens, kent passende personeelsrechten toe en meldt vermoedelijke onbevoegde toegang direct. Wijzigingen van bedrijfs- of factuurgegevens worden bij SystemService aangevraagd en gecontroleerd. Een proefaccount start geen betalingen. Een aankoop vanuit dit account vereist aanvaarding van de betaalde voorwaarden; dit pakket wijzigt de afzonderlijke proefvoorwaarden niet.

Alle prijzen zijn in EUR, ongeacht de taal van de website. Aanbiedingsprijzen zijn inclusief btw. Vóór betaling vermeldt het overzicht het eindbedrag, de belasting en eventuele btw-verlegging op basis van de transactiegegevens. Voor de gesloten overeenkomst geldt het vastgelegde overzicht, niet een latere wijziging van de prijslijst.

Basisprijzen op de datum van deze versie: Core 89 EUR per maand of 909 EUR per jaar; Pro 149 EUR per maand of 1519 EUR per jaar; Enterprise 249 EUR per maand of 2539 EUR per jaar. De jaarprijs geldt voor een volledig vooruitbetaald jaar. De functies volgen uit het vóór aankoop beschikbare aanbod van het gekozen abonnement. Eventuele acties hebben voorwaarden die bij de bestelling worden getoond.

Stripe verwerkt terugkerende betalingen en stelt factuurdocumenten beschikbaar. Via het profiel gaat de klant naar het Stripe-portaal om betalingen te bekijken en beschikbare facturen te downloaden. Het platform en elke kast hebben afzonderlijke betaalcycli. Het stopzetten van de platformverlenging is geen opzegging van de kasthuur. Na stopzetting blijft het betaalde abonnement beschikbaar tot het einde van de betaalde periode, behoudens veiligheidsbeperkingen en toepasselijk recht.

Het enkele feit dat de klant geen gebruik maakt van de betaalde abonnementsperiode geeft geen recht op terugbetaling. Deze regel beperkt de rechten van de klant op grond van dwingend recht niet.

Bij maandbetaling gaat een hoger abonnement direct na bevestiging in, zonder bijbetaling voor het resterende deel van de lopende betaalmaand. De hogere prijs geldt vanaf de volgende periode. Daarna kan de klant pas verlagen nadat ten minste één verlenging tegen de hogere prijs succesvol is betaald. Een verlaging gaat in aan het einde van de reeds betaalde periode.

Bij jaarbetaling vereist een verhoging betaling van het prijsverschil voor het resterende deel van het betaalde jaar. Het hogere abonnement start na succesvolle bijbetaling; de verlengdatum blijft gelijk. Het verschil wordt vooraf getoond. Een verlaging gaat pas aan het einde van het betaalde jaar in. De jaarlijkse bijbetaling voldoet aan de betalingsvoorwaarde voor de verhoging; een extra volledig jaar tegen het hogere tarief is niet vereist.

Na een onbetaalde verlenging van een betaald account heeft de klant 7 dagen om de achterstand te voldoen. De termijn loopt vanaf de vervaldatum van de oudste onbetaalde vergoeding voor de betreffende dienst; betaalpogingen starten geen nieuwe termijn. SystemService meldt de achterstand. Daarna beperkt een platformachterstand SystemWeb en SystemApp tot inzage en blokkeert nieuwe innames in alle gekoppelde kasten. Een achterstand voor slechts één kast beperkt die kast, niet andere betaalde diensten.

Betalen, contact met ondersteuning en het veilig terugkrijgen van apparaten uit de kasten blijven mogelijk. Na betaling van de achterstand wordt toegang hersteld voor overeenkomsten die nog lopen. Alleen een achterstand of toegangsbeperking start niet de jaarlijkse verwijderingstermijn en beëindigt de overeenkomst niet.

Wanneer het betaalde platformabonnement daadwerkelijk eindigt, wordt het bedrijfsaccount alleen-lezen, zonder gegevens aan te maken of te wijzigen. Het account en de operationele gegevens worden 12 kalendermaanden bewaard vanaf de einddatum van het abonnement, niet vanaf het aanklikken van opzegging van de verlenging of de laatste login. In deze periode kan de klant gegevens aanvragen en opnieuw een abonnement kopen. Een geslaagde nieuwe aankoop vóór verwijdering behoudt het account en stopt de termijn en een eventueel verwijderingsverzoek. Dit verlengt een beëindigde kasthuur niet automatisch.

SystemService stuurt bedrijfsbeheerders per e-mail waarschuwingen 30 en 7 dagen vóór automatische verwijdering. Vertraagde of mislukte verzending stelt verwijdering uit zodat deze termijnen behouden blijven. De klant houdt het e-mailadres actueel. De jaarlijkse termijn geldt niet voor proefaccounts: daarvoor blijven de eigen einddatum en automatische verwijderingsdatum gelden zoals voor dat account meegedeeld.

De bedrijfsbeheerder kan via het profiel opdracht geven om het account eerder te verwijderen, nadat zijn identiteit is bevestigd. De opdracht omvat het gehele bedrijf, de gebruikers ervan en de operationele gegevens. De opdracht kan tot de uitvoering worden ingetrokken. Na verwijdering worden de gegevens niet hersteld door een nieuwe aankoop. Documentatie die afzonderlijk wordt bewaard, wordt beschreven in deel 4.

Verwijdering in het systeem wordt tegengehouden bij actieve abonnementen, een onopgehelderde aankooppoging, een nog af te handelen kast of teruggave, apparaten in vakken of een export die wordt voorbereid of beschikbaar is. Ondersteuning handelt het obstakel af vóór uitvoering. De verwijderknop zegt geen abonnement of huur op en scheldt verschuldigde bedragen niet kwijt. Deze waarborgen beperken wettelijke gegevensrechten niet; verzoeken daarover kunnen naar info@systemservice.nl worden gestuurd en worden afzonderlijk beoordeeld.

De bedrijfsbeheerder kan via het profiel gegevens opvragen, ook in de alleen-lezenmodus. De export omvat de gegevens van de klanten van het reparatiebedrijf, meldingen, apparaten, de bijbehorende historie en bijlagen die bij dat bedrijf horen. De export omvat geen SystemService-software, wachtwoorden, toegangssleutels of gegevens van andere bedrijven. Interne informatie van SystemService wordt uitgesloten ter bescherming van zijn bedrijfsgeheimen en intellectuele-eigendomsrechten; dit mag de wettelijk bepaalde omvang van de overdraagbare gegevens niet beperken. Facturen zijn afzonderlijk beschikbaar via het Stripe-portaal.

SystemService stelt de export binnen 7 werkdagen beschikbaar, waarbij maandag tot en met vrijdag als werkdagen gelden. De gegevens worden geleverd als ZIP-bestand met CSV- of JSON-bestanden, een beschrijving van de inhoud en bijlagen. Als de omvang of de aard van de gegevens een andere veilige wijze van levering vereist, stemmen wij die af met de klant; wij laten geen gegevens weg uitsluitend vanwege een limiet voor één bestandspakket.

Wij informeren de klant per e-mail zodra de export gereed is. De gegevens worden na authenticatie beschikbaar gesteld aan de bevoegde bedrijfsbeheerder. Een regulier exportbestandspakket is vanaf het moment van beschikbaarstelling 14 dagen beschikbaar en wordt daarna verwijderd. De klant slaat de ontvangen gegevens zelf op; bij problemen kan hij contact opnemen met de ondersteuning. Tijdens de voorbereiding en beschikbaarheid van de export wordt de verwijdering van het account opgeschort, maar worden de operationele functies niet hersteld. Het verstrijken van de beschikbaarheid van het bestandspakket beperkt de rechten op gegevens of de hieronder beschreven afzonderlijke regels voor het overstappen naar een andere aanbieder niet.

De klant kan via info@systemservice.nl verzoeken om over te stappen naar een andere aanbieder, gegevens over te dragen naar een eigen systeem of de dienst te beëindigen en de gegevens te laten wissen. De klant vermeldt de betrokken dienst en de gewenste wijze van beëindiging en verstrekt bij een overstap de gegevens die nodig zijn voor samenwerking met de nieuwe aanbieder. De opzegtermijn voorafgaand aan de overdracht bedraagt maximaal twee maanden.

De overdracht omvat gegevens van klanten van het reparatiebedrijf, meldingen, apparaten, de bijbehorende historie en bijlagen, alsmede exporteerbare invoer- en uitvoergegevens, metadata en digitale activa die de klant binnen de dienst heeft gemaakt. Uitgesloten zijn de software van SystemService, gegevens van andere klanten en vertrouwelijke interne gegevens over beveiliging of gegevens die onder bedrijfsgeheimen van SystemService of derden vallen. Deze uitsluitingen mogen de overdracht niet belemmeren of vertragen.

De overdracht vindt zonder onnodige vertraging plaats, binnen een overgangsperiode van maximaal 30 kalenderdagen na de opzegtermijn. SystemService biedt redelijke bijstand aan de klant en door de klant gemachtigde personen, ondersteunt de voorbereiding van de overdracht en verstrekt de nodige informatie, waaronder bekende beperkingen en risico’s voor de continuïteit. Tijdens de overgangsperiode blijft SystemService de overeengekomen diensten met de nodige zorgvuldigheid leveren en de gegevens beschermen.

Als deze termijn technisch niet haalbaar is, verstrekt SystemService binnen 14 werkdagen na het verzoek een motivering en een vervangende overgangsperiode van maximaal zeven maanden. De klant kan de overgangsperiode eenmaal verlengen overeenkomstig de eigen behoeften.

De overeenkomst voor de overgedragen dienst eindigt zodra de overdracht succesvol is afgerond. Als de klant kiest voor beëindiging van de dienst en het wissen van gegevens zonder overdracht, eindigt de overeenkomst na de opzegtermijn. SystemService bevestigt de beëindiging. Na de overgangsperiode blijven de gegevens ten minste 30 kalenderdagen beschikbaar om op te halen. Na een succesvolle overdracht en het verstrijken van deze termijn, of een met de klant overeengekomen latere termijn, worden de overgedragen gegevens gewist. De geldigheidsduur van 14 dagen van een gewoon exportbestand beperkt dit recht niet.

Wij brengen geen extra kosten in rekening voor de gegevensoverdracht. De afzonderlijke huurvoorwaarden voor SystemDrop blijven ongewijzigd.

De klant behoudt zijn rechten op gegevens en is verantwoordelijk voor rechtmatige invoer en verwerkingsinstructies. SystemService behoudt de software-rechten en verleent toegang volgens het gekozen abonnement. Het omzeilen van beveiliging, toegang tot andere bedrijfsgegevens en onrechtmatig gebruik zijn verboden. AI-resultaten moeten door een mens worden gecontroleerd vóór gebruik bij diagnose, prijsopgave of klantcontact; zij vervangen de beslissingen van het reparatiebedrijf niet.

Het opslaan of verzenden van onrechtmatige inhoud of inhoud die rechten van anderen schendt, is verboden. U kunt deze melden via info@systemservice.nl met vermelding van de locatie, de reden en contactgegevens. De melder bevestigt dat de informatie naar beste weten juist en volledig is. SystemService bevestigt ontvangst en beoordeelt de melding afzonderlijk. Het kan de toegang tot de inhoud evenredig beperken, de inhoud verwijderen of, indien nodig, het account beperken. Het informeert de betrokken klant over de reden, de omvang en de mogelijkheden om de beslissing te betwisten, tenzij de wet deze informatie verbiedt. De klant kan via het genoemde e-mailadres om herbeoordeling vragen en behoudt wettelijke rechtsmiddelen.

Contact is dag en nacht mogelijk via e-mail en de contactkanalen van SystemService. Op elk moment kunnen melden is geen garantie op direct antwoord of ononderbroken beschikbaarheid. SystemService handelt zorgvuldig en verhelpt storingen zo snel mogelijk. Meldingen en klachten kunnen naar info@systemservice.nl, met een beschrijving van het probleem en het account of bestelnummer.

Wijzigingen van lopende voorwaarden worden minstens 30 dagen vóór de beoogde ingang per e-mail meegedeeld, met gevolgen en beschikbare rechten van de klant. Publicatie van een nieuwe prijslijst wijzigt de overeengekomen prijs voor een vaste looptijd niet. Verworven rechten blijven behouden. Nederlands recht geldt, met behoud van dwingend recht. Dit pakket sluit geen aansprakelijkheid uit die wettelijk niet kan worden uitgesloten en beperkt geen wettelijke rechtsmiddelen van de klant.