Privacyverklaring

SystemService biedt een website en platform voor service-, reparatie- en operationeel workflowbeheer.

Voor privacygerelateerde vragen kunt u contact opnemen met SystemService via het officiële contactkanaal dat op de website is gepubliceerd.

Deze verklaring is van toepassing wanneer u de SystemService-website bezoekt, contact met ons opneemt, het platform gebruikt, een account aanmaakt of beheert, een reparatieverzoek indient, bestanden uploadt of communiceert via SystemService.

Voor zakelijke klanten die SystemService als SaaS-platform gebruiken, kunnen aanvullende afspraken gelden, waaronder een verwerkersovereenkomst waar dat vereist is.

Wanneer SystemService gegevens verwerkt voor de eigen website, contactformulieren, bedrijfsadministratie, beveiliging, abonnementen of directe servicecommunicatie, treedt SystemService doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een zakelijke klant SystemService gebruikt om eigen klanten, apparaten, serviceverzoeken en interne workflows te beheren, is die zakelijke klant doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en treedt SystemService op als verwerker.

De exacte rol kan afhangen van de context en de overeenkomst tussen SystemService en de zakelijke klant.

Account- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, rol en login-gerelateerde informatie.

Bedrijfs- en facturatiegegevens, zoals bedrijfsgegevens, adres, btw-nummer, KVK-nummer, abonnementsstatus en betalingsreferenties.

Service- en reparatiegegevens, zoals verzoeknummers, apparaatinformatie, serienummers, probleemomschrijvingen, statusupdates, diagnoses, rapporten en communicatiegeschiedenis.

Geüploade bestanden, zoals foto's, documenten, rapporten of andere bestanden die nodig zijn voor het serviceproces.

Technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie, sessiegegevens, beveiligingslogs, auditlogs, cookievoorkeuren en platformactiviteitsgegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens om de website en het platform aan te bieden, accounts te beheren, serviceverzoeken te verwerken, met gebruikers te communiceren, ondersteuning te bieden, abonnementen te beheren en de beveiliging te waarborgen.

Wij kunnen gegevens ook verwerken om het platform te verbeteren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen, bedrijfsadministratie bij te houden, onze rechten te beschermen en misbruik te voorkomen.

Optionele analytische of marketingverwerking vindt alleen plaats wanneer de vereiste toestemming is gegeven.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om stappen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

Wij kunnen gegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder boekhoudkundige, fiscale en administratieve verplichtingen.

Wij kunnen gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigde belangen, zoals beveiliging, platformonderhoud, fraudepreventie, ondersteuning, servicekwaliteit en bescherming tegen juridische claims.

Waar toestemming vereist is, zoals voor optionele analytische of marketingcookies, verwerken wij gegevens alleen na toestemming en kunt u die toestemming intrekken.

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door dienstverleners die SystemService ondersteunen, zoals hostingproviders, e-mailproviders, betalingsproviders, technische infrastructuurproviders en professionele adviseurs.

Betalingsgegevens kunnen worden verwerkt door externe betalingsproviders. SystemService bewaart geen volledige betaalkaartgegevens.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienst, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer dit voortvloeit uit een overeenkomst met een zakelijke klant.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is of nodig is om gerechtvaardigde belangen te beschermen.

Bewaartermijnen kunnen verschillen voor accountgegevens, servicedossiers, geüploade bestanden, facturatiegegevens, auditlogs en technische logs.

Afhankelijk van de situatie kunt u recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

U kunt ook recht hebben op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

SystemService past technische en organisatorische maatregelen toe die bedoeld zijn om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, misbruik of wijziging.

Deze maatregelen kunnen toegangscontrole, rolgebaseerde machtigingen, veilige authenticatie, auditlogging, back-ups, versleuteling tijdens transport en operationele monitoring omvatten.

Wij kunnen deze Privacyverklaring bijwerken wanneer onze diensten, het platform, wettelijke verplichtingen of verwerkingsactiviteiten veranderen.

De actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd.