4 Privacyverklaring

SystemService, met de adres- en registratiegegevens aan het begin van dit pakket, is verantwoordelijke voor eigen bedrijfsvoering: accounts, verkoop, facturering, contact, beveiliging en websiteanalyse. Privacycontact: info@systemservice.nl. Voor opdrachten en klanten van een reparatiebedrijf is dat bedrijf verantwoordelijke en handelt SystemService als verwerker volgens deel 3. Deze verklaring vervangt niet de informatie van het reparatiebedrijf aan zijn klanten.

Wij verwerken formulier- en profielgegevens, gegevens die door de bevoegde bedrijfsbeheerder worden verstrekt, betaalinformatie van Stripe en technische gebruiksgebeurtenissen. Dit omvat identificatie-, bedrijfs- en contactgegevens, correspondentie, transactie-identificatoren, IP-adressen en informatie voor accountbeveiliging. Stripe verwerkt de betaalkaartgegevens. Vul deze niet in gewone berichten of meldingen in.

Voor een overeenkomst met een zelfstandig ondernemer geldt uitvoering van de overeenkomst of voorbereiding daarvan als grondslag. Gegevens van vertegenwoordigers en medewerkers gebruiken wij vanuit het gerechtvaardigde belang bij communicatie en uitvoering van de bedrijfsovereenkomst. Facturering en verplichte administratie berusten op wettelijke plichten. Beveiliging en rechtsvorderingen berusten op gerechtvaardigd belang met afweging van persoonlijke rechten. Verwerkingen waarvoor toestemming nodig is, waaronder toepasselijke cookies, staan los van aanvaarding van de voorwaarden.

Wij gebruiken Hostinger voor de hosting van het platform, LH.pl Sp. z o.o. voor e-mail en de opslag van back-ups, en Stripe voor betalingen en facturering. De infrastructuur van het platform bevindt zich in Duitsland, de diensten van LH.pl worden in Polen uitgevoerd en de AI-functie wordt door SystemService in Nederland verzorgd. Dienstverleners ontvangen uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de betreffende dienst. Ook bevoegde personen die SystemService ondersteunen, adviseurs en overheidsinstanties kunnen toegang hebben wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Als de gebruiker meldingen in de mobiele app inschakelt, gebruiken wij Expo en de meldingsdiensten van Apple (iOS) of Google (Android) om deze te bezorgen. Daarbij worden de meldingsidentificatie van het apparaat, de titel, een deel van het bericht en een link naar de juiste plek in de app doorgegeven. Meldingen kunnen via de apparaatinstellingen worden uitgeschakeld.

Stripe Payments Europe, Limited verzorgt betalingen en facturering als verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, afhankelijk van het doel. Gegevens worden ook buiten de EER doorgegeven, onder meer aan Stripe, LLC in de VS. Het doorgifteaddendum van Stripe voorziet in toepassing van het EU–US Data Privacy Framework waar dit van toepassing is en anders van de passende standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Informatie over rollen en kopieën van de waarborgen: https://stripe.com/nl/privacy, https://stripe.com/nl/legal/dpa en https://stripe.com/nl/legal/dta. U kunt ook SystemService om informatie over de betreffende doorgifte vragen.

Met toestemming van de gebruiker gebruiken wij Google Analytics 4 (GA4), geleverd door Google Ireland Limited en ingeschakeld via Google Tag Manager, om het verkeer op de openbare website te analyseren en de werking ervan te verbeteren. Verwerkt worden cookie-identificatoren, informatie over bezochte pagina’s, interacties, de herkomst van het bezoek, het apparaat en de browser, en de geschatte locatie. Informatie van Google over het gebruik van gegevens: https://policies.google.com/technologies/partner-sites.

Gegevens worden aan Google doorgegeven en kunnen buiten de EER worden verwerkt, onder meer door Google LLC in de Verenigde Staten. Google gebruikt het EU–US Data Privacy Framework binnen het toepasselijke bereik en standaardcontractbepalingen voor andere doorgiften wanneer deze vereist zijn. Informatie en kopieën van de waarborgen: https://policies.google.com/privacy/frameworks en https://business.safety.google/adsprocessorterms/.

In GA4 is de bewaartermijn voor gebeurtenisgegevens ingesteld op 2 maanden en voor gebruikersgegevens op 14 maanden. De termijn voor gebruikersgegevens wordt bij nieuwe activiteit van de gebruiker opnieuw gestart. Deze termijnen gelden voor gegevens die onder de bewaarinstellingen van GA4 vallen en niet voor de meeste standaardrapporten met samengevoegde gegevens.

Voor de operationele gegevens van het account en de klanten van het reparatiebedrijf gelden de termijnen en regels van deel 1 en de instructies van deel 3. Door verwijdering van het account wordt de toegang van gebruikers afgesloten en worden de klantgegevens, meldingen, apparaten, berichten, voorraadgegevens, prijslijst van diensten en de bijbehorende historie en bijlagen verwijderd. Het bewaren van noodzakelijke financiële en juridische documentatie betekent niet dat het account actief blijft.

Wij bewaren afzonderlijk noodzakelijke bedrijfsgegevens, facturen, aankoop- en contractdocumentatie, betaalmachtigingen en bewijs voor wettelijke plichten of gerechtvaardigde vorderingen. Voor de basisadministratie geldt in beginsel 7 jaar, berekend volgens de toepasselijke fiscale regels en niet automatisch vanaf accountverwijdering; bijzondere plichten kunnen langer bewaren vereisen. Hierdoor worden niet alle reparatieopdrachten de boekhouding van SystemService.

Toegang tot de bewaarde documentatie is beperkt tot bevoegde personen en het doel waarvoor deze wordt bewaard. Wij gebruiken deze documentatie niet voor marketing of om een verwijderd account te herstellen. Back-ups die volgens een vaste cyclus worden gemaakt, bewaren wij in beginsel 30 dagen. Een storing in het back-upproces kan deze termijn verlengen; verdere bewaring beperken wij tot de tijd die nodig is om gegevensherstel mogelijk te houden. Aanvullende back-ups die verband houden met specifieke werkzaamheden bewaren wij uitsluitend zolang als nodig is om die werkzaamheden af te ronden en te controleren. Gegevens die uit het actieve systeem zijn verwijderd, verdwijnen uit de back-ups binnen de verwijderingscyclus daarvan. Instructies van de verwerkingsverantwoordelijke en wettelijke rechten van betrokkenen worden behandeld overeenkomstig deel 3. Voor afzonderlijke beveiligingslogboeken en overige correspondentie gelden eigen termijnen op basis van hun doel en wettelijke plichten.

Vragen die via het contactformulier op de website zijn ingediend en de bijbehorende correspondentie worden onmiddellijk na afhandeling van de zaak uit de mailbox verwijderd.

Binnen de wettelijke grenzen kunt u inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht vragen en bezwaar maken. Toestemming kan worden ingetrokken zonder eerdere rechtmatige verwerking aan te tasten. Wij antwoorden in beginsel binnen een maand; een wettelijk toegestane verlenging wordt gemotiveerd meegedeeld. U kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een bevoegde toezichthouder. Vragen over opdrachtgegevens richt u eerst aan het verantwoordelijke reparatiebedrijf.

Verplichte bestelgegevens zijn nodig voor overeenkomst en facturering; zonder deze kan aankoop onmogelijk zijn. Optionele gegevens worden afzonderlijk aangegeven. Het systeem gebruikt de bevestigde betaalstatus om toegang te beperken en verwijderingsdata volgens deel 1 te berekenen. Bij een fout kan SystemService om controle van gegevens en beslissing worden gevraagd. Het uitoefenen van gegevensrechten vereist geen aankoop of kaartgegevens.

De assistent in het dashboard maakt gebruik van kunstmatige intelligentie. De geschiedenis omvat de laatste 30 berichten en wordt per gebruiker op het betreffende apparaat afzonderlijk in de browser opgeslagen, totdat de gebruiker „Chat wissen” kiest of de browsergegevens verwijdert. Deze geschiedenis wordt niet na een automatische termijn verwijderd.

SystemService verwerkt de vraag en de context die nodig zijn om het AI-antwoord op te stellen, waaronder informatie die de gebruiker invoert. De grondslag is het gerechtvaardigde belang om ondersteuning te bieden en, voor gegevens die ter verwerking zijn toevertrouwd, de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig deel 3. Een AI-antwoord kan onjuist zijn en moet vóór gebruik worden gecontroleerd.

Op de openbare pagina’s van SystemService gebruiken we na toestemming voor marketing de OpenAI Ads-pixel om bezoeken, verstuurde contact- of demoaanvragen en het starten van de betaling te meten. Deze gebeurtenissen worden met OpenAI gedeeld om ze aan een campagne te koppelen. Het starten van de betaling is geen aankoop. De meting is niet actief in het accountdashboard, SU of op inlog- en activeringspagina’s.

De pixel kan een advertentieklik-ID (__oppref, maximaal 30 dagen) en een browser-ID (__obref, maximaal één jaar) gebruiken. De cookie __oaiq_consent (maximaal 30 dagen) en oaiq_consent in de browseropslag bewaren de toestemmingskeuze. De browser kan de bewaartermijn van cookies verkorten. Ingeschakelde automatische geavanceerde matching kan contactgegevens in formulieren herkennen: e-mailadressen, telefoonnummers, voor- en achternamen worden in de browser genormaliseerd en omgezet in SHA-256-hashes voordat ze met OpenAI worden gedeeld. Matching kan ook land, plaats, regio en postcode omvatten. Hashes dienen voor matching en betekenen niet dat de gegevens anoniem zijn.

De pixel wordt pas na marketingtoestemming geladen. Je kunt je toestemming intrekken via ‘Cookie-instellingen’; we stoppen verdere meting en verwijderen de pixel-ID’s uit de cookies van deze website. Je toestemmingskeuze wordt in de browser opgeslagen. Informatie van de aanbieder: https://developers.openai.com/ads/measurement-pixel en https://openai.com/policies/privacy-policy/. Deze informatie vult de beschrijving van meting op de website aan en wijzigt de voorwaarden van het gekochte abonnement niet.